ארגון אירוע הוא אחד הדברים היותר מורכבים וקשים לביצוע. הצופה מן הצד יכול לחשוב שהכל מתנהל על מי מנוחות, אבל עבור המארגן ובעלי האירוע, כל דבר קטן עלול לסכן את התוצאה הסופית שלו – הנאה שלמה של האורחים, קידום עסקי או כל תועלת אחרת. שירות קייטרינג לאירועים פרטיים  עשוי לפתור חלק חשוב מהבעיה – איכות המזון, התאמה מלאה של התפריט לסוג הקהל ועיצוב איכותי של המזנון או של המנות המוגשות.

אירוע פרטי ואירוע גדול

אף כי אין כל הלכה כתובה בעניין, ניתן לחלק את סוגי האירועים לשלוש רמות: הרמה הראשונה – אירוע גדול. אירוע כזה כולל 400 – 500 אנשים ויותר. אירוע כזה דורש ארגון נאות ותזמן מצוין שלל המרכיבים שבו. הרמה השניה – אירוע בינוני. אירוע כזה כולל 100 – 400 איש בערך. אירוע כזה הוא אישי יותר וממוקד יותר.

הרמה השלישית היא אירוע פרטי – אירוע הכולל 100 איש או פחות. במרבית המקרים, אירועים מסוג שונה באים להשיג תוצאות שונות, שהן מעבר להנאה הצרופה של האורחים או המשתתפים בו.

סמינר או מפגש לימודי: עסקים רבים מארגנים סמינרים לימודיים שעשויים להמשך כמה שעות. התוצאות המקוות של הסמינרים הללו הן הגברת התפוקה של המשתתפים, או הגברת השימוש במוצרים או בשירותים שהחברה שארגנה את הסמינר מספקת.

מפגש עסקי: מפגשים מהסוג הזה מלווים בדרך כלל בדיונים ובתיאומים ארוכים. לרוב התוצאות אינן ידועות מראש. קייטרינג לאירועים פרטיים הפוגע בצרכים ומתאים את עצמו לקהל המשתתפים עשוי להרים תרומה נכבדה להצלחת הדיונים העסקיים. מצב הרוח של כל הצדדים וההרגשה הטובה שלהם יכולות להיות ההבדל שבין חתימה על חוזה לבין דחייה שלה במקרה הטוב.

אירוע השקה: אירועים כאלה הם חשובים ביותר. המוזמנים אליהם נמנים עם שמנה וסלתה של החברה ונוכחות שלהם יכולה להרים תרומה נכבדה להמראת המוצר או השירות שבהם מדובר. קייטרינג לאירועים פרטיים המספק שירותים איכותיים הוא לעיתים מזומנות המפתח להצלחת אירוע ההשקה. המזון צריך להיות מוגש בצורה אסתטית מאד ולהיות מותאם לטעם של הנוכחים. הפן החזותי בהם הוא חשוב מאד.

קייטרינג לאירועים פרטיים – טעם, מראה ושירות מקצועי

ארגון נאות של אירוע והעברה מקצועית שלו חשובים בכל מקרה. עם זאת, כשמדובר באירועים פרטיים החשיבות של ארגון וניהול מקצועי רבה הרבה יותר. סיבה אחת לכך היא טריויאלית ביותר – התנהגות בלתי מקצועית באירוע גדול עשויה להיות מובלעת בהמולה הכללית של האירוע. באירוע פרטי, כל מעידה תבלוט לעין ותפגום בצורה מהותית באיכות שלו. לכן, חשוב להזמין קייטרינג לאירועים פרטיים שיהיה ברמה גבוהה. רמה גבוהה של שירותי הקייטרינג, הן מבחינת התפריט, והן מבחינת העיצוב וההגשה, היא כורח המציאות ואיננה בגדר רשות.

למקצוענות יש מספר מרכיבים: המרכיב הקולינארי, המרכיב הויזואלי ומרכיב השירות. המרכיב הקולינארי עוסק באיכות חומרי הגלם שבהם נעשה שימוש להכנת המזון ובטעמים הסופיים של המנות. המרכיב הויזואלי מורכב מהמראה של המנה או המזנון ומרמת האסתטיקה והיוקרה שמשדרים הכלים והציוד שבהם מוגשות המנות. מרכיב השירות נוגע לרמת השירות והמקצועיות שהפגין צוות הקייטרינג שהוזמן עבור האירוע.

בחירת קייטרינג חייבת להתבצע בצורה מושכלת, תוך בחינה של כל המרכיבים שצוינו לעיל. בחירה נכונה מבטיחה אירוע מוצלח. אירוע מוצלח מגביר את הסיכויים להשגת המטרה ולהצלחה עסקית.